Richtige Kommunikation des Bauvorhabens
Manche Bauprojekte kennt man aus den Zeitungen, aber nicht, weil sie erfolgreich umgesetzt wurden, sondern weil Streitigkeiten zwischen den Verantwortlichen und den Anliegern eskalierten. Durch die fehlerfreie und vor allem frühzeitige Einbindung der Anlieger und die richtige Öffentlichkeitsarbeit kann man solche Eskalationen verhindern. Einen Phasenüberblick für die perfekte Kommunikation des Bauvorhabens liefern wir Ihnen in diesem Artikel.
Kommunikation des Bauvorhabens während der Planphase
Die optimale Kommunikation des Bauvorhabens startet bereit während der Planungsphase eines Bauprojektes. Verantwortliche Personen müssen Baumaßnahmen koordinieren und abstimmen. Die Kommunikation des Bauvorhabens ist dafür essenziell. Während der Planungsphase muss man Kommunikationsketten aufbauen.
Doch nicht nur innerhalb des Bauprojektes ist die Kommunikation wichtig, auch nach außen muss man eine gute Kommunikation aufbauen. Man muss sich vorab die Frage stellen, wie die Umgebung, also Verkehr, Betriebe, Wohngebiete etc. von einer längeren Baustelle beeinflusst wird. Anlieger und Akteure müssen informiert werden.
Deshalb beginnt man bereits in der Planungsphase des Bauprojektes damit, Kommunikationsketten aufzubauen. Die Kommunikation des Bauvorhabens betrifft auch den Kontakt mit Eigentümern, Anwohnern und Gewerbetreibenden. So signalisiert man Kommunikationsbereitschaft, was einen ernsten Streit- oder Konfliktfall oft verhindern kann.
Die relevanten Informationen sollte man immer transparent für alle Interessierten zugänglich machen (Info-Page auf der Unternehmenswebsite beispielsweise) und die Kommunikationskanäle ebenso wie der Kontakt zu den richtigen Ansprechpartnern veröffentlichen.
Kommunikation des Bauvorhabens während der Vorbereitungsphase
Während der Vorbereitungsphase des Bauprojektes ist die richtige Zeit, um die Bedürfnisse und Anforderungen der Anlieger aufzugreifen und soweit als möglich in die Vorbereitungen einzubauen. Beispielsweise, wann Einschränkungen durch die Baustelle existenzbedrohend sein könnten – z.B. Weihnachtsgeschäft. Betroffene benötigen die Eckdaten des Bauablaufplans, um sich darauf einstellen und dementsprechend planen zu können.
Kommt der Informationsfluss zum Erliegen, kann man diesen Zeitpunkt für den Ursprung von nachfolgenden Schwierigkeiten markieren. Das bedeutet, die Kommunikation des Bauvorhabens muss zu jedem Zeitpunkt des Bauprojektes gegeben sein.
Wurde ein Baustellenmoderator bestimmt, übernimmt er von nun an die Kommunikations- und Marketingstrategie. Einer der wichtigsten Punkte für die Kommunikation des Bauvorhabens sind die festen Ansprechpartner. Sie können Missverständnisse und Beschwerden entweder abfangen und klären oder an die richtigen Stellen leiten, um einen Handlungsbedarf einzufordern.
Kommunikation des Bauvorhabens während der Bauphase
Beginnt die eigentliche Bauphase, muss man die Kommunikation des Bauvorhabens unbedingt intensivieren. Jetzt zeigt sich, wie gut Ihre Vorarbeit war und ob sich bereits eine Kommunikationsroutine eingestellt hat.
Sie unterstreichen ihre Kommunikationsbereitschaft, indem sie beispielsweise ein Baustellenbüro oder einen Kummerkasten einrichten. Ganz nach dem Motto “rotes Telefon” muss zumindest ein Ansprechpartner seitens der Baustelle und einer seitens der Anlieger gut erreichbar sein. Dies hat den Grund, dass man Ereignisse, die man sofort klären muss, zu beschleunigen. (Zufahrt versperrt, Ausgrabung vor Ladentür etc.)
Baustellen sind vergleichbar mit Fußball. Jeder ist Experte, aber die wenigsten kennen sich mit den Abseitsregeln oder den Abbindezeiten von Beton aus.
Die Bauabläufe sollten deshalb so klar, einfach und transparent nach außen transportiert werden. Gibt es einen Baustellenmoderator, ist es seine Aufgabe, die relevanten Informationen für die Betroffenen herauszufiltern und dies in einfacher, verständlicher Sprache an die Betroffenen zu kommunizieren. Die Kommunikation des Mehrwerts, der sich nach dem Baustellenlärm, der die Anlieger nach Fertigstellung erwartet, kann die Stimmung optimistisch halten.
Das wichtigste zum Schluss
Kommunizieren Sie den Abschluss des Bauprojektes und feiern Sie den erfolgreichen Abschluss beziehungsweise die erfolgreiche Partnerschaft mit den Anliegern.