Das Abnahmeprotokoll – alle wichtigen Informationen im Überblick

Der Neubau eines Gebäudes hat immer zwei Seiten: Eine praktische mit den handwerklichen Leistungen der verschiedenen Gewerke sowie eine bürokratische bzw. rechtliche. Zu letzterer gehört auch das Abnahmeprotokoll. Was Sie genau beim Abnahmeprotokoll beachten müssen, und was unbedingt beinhaltet sein muss, erklären wir in unserem Beitrag.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Was ist ein Abnahmeprotokoll?
• Gesetzliche Regelungen zur Bauabnahme mit Abnahmeprotokoll
• Die VOB Abnahme
• Wesentliche Mängel und solche, die Bauherren tolerieren müssen
• Die anerkannten Regeln der Technik
• Bauabnahme und Abnahmeprotokoll konkret: Was ist hier zu beachten?
• Wer bestimmt darüber, was als Mangel gezählt wird?
• Was sind Teilabnahmen?
• Abnahme verweigern und die Folgen
• Wie fordert man zur Beseitigung von Mängeln auf?

Was ist ein Abnahmeprotokoll?

Bauvorhaben unterliegen dem komplexen deutschen Baurecht. Das teilt sich wiederum auf in ein öffentliches und ein privates Baurecht. Die Baugenehmigung als Startschuss für ein Bauvorhaben fällt in das öffentliche Baurecht.

Die spätere Abwicklung bis hin zur Fertigstellung und Übergabe mit Abnahmeprotokoll oder Bauabnahmeprotokoll gehört dem privat- oder zivilrechtlichen Bereich an.

Die Bauabnahme markiert das offizielle Ende eines Neubaus. Ein Abnahmeprotokoll dokumentiert den Vorgang und erhält mit den Unterschriften von Bauherr und Bauunternehmer sowie eventuellen weiteren Personen wichtige rechtliche Bedeutung:

1. Mit der Bauabnahme und dem Abnahmeprotokoll beginnt die Gewährleistungsfrist für die Bauleistungen.
2. Ab diesem Zeitpunkt gehen die gesamten Gefahren und Risiken auf den Bauherrn über und
3. die Beweislast für Mängel kehrt sich um.

In der Praxis können diese Punkte teure Folgen ergeben. Für jeden Baumangel, der jetzt nicht im Abnahmeprotokoll vermerkt ist, müssen Bauherrn später beweisen, dass der Bauunternehmer sie ursprünglich verschuldet hat. Nur dann erlangen sie noch einmal einen Anspruch auf Beseitigung des Mangels und seiner Folgen. Ansonsten tragen sie alle Kosten selbst. Schon allein die Beweisführung fällt häufig schwer. Ein notwendiger Rechtsstreit gerät langwierig und kostspielig.

Wer bei Bauabnahme und Abnahmeprotokoll ein paar Punkte berücksichtigt, kann sich hier aber gut und weitgehend absichern, denn dann kommt diese Beweislastumkehr für Mängel nicht zum Tragen.

 

Gesetzliche Regelungen zur Bauabnahme mit Abnahmeprotokoll

Ein derart folgenschwerer Rechtsakt wie die Bauabnahme besitzt rechtliche Grundlagen. Eine findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) im § 640 Abs.1:

• Hier wird der Besteller – oder Bauherr – verpflichtet, ein vertragsmäßig hergestelltes Werk abzunehmen, sofern dessen Beschaffenheit die Abnahme nicht ausschließt.
• Eine Verweigerung nur wegen kleinerer Mängel verbietet der Gesetzestext ausdrücklich.

Meldet sich ein Bauunternehmer beim Bauherrn und erklärt den Bau für abgeschlossen, muss demnach eine Bauabnahme erfolgen, wenn nicht gravierende Mängel dagegensprechen.

Die Bauabnahme zählt zu den einseitigen Willenserklärungen. Anstelle einer Unterschrift im Abnahmeprotokoll können auch Handlungen als gleichwertige Erklärungen gesehen werden – zum Beispiel der Einzug in das Gebäude oder die Zahlung der Schlussrate. Sie gelten als fiktive oder stillschweigende Bauabnahme. Hieraus folgt weiter, dass allein die Unterschrift des Bauherrn unter dem Abnahmeprotokoll genügt. In der üblichen Praxis unterschreiben die Bauunternehmer das Protokoll aber genauso. Doch damit nicht genug.

Die VOB Abnahme

Ergänzend zum Bürgerlichen Gesetzbuch und deutlich detaillierter enthält die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, kurz VOB, in ihrem Teil B mit allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Bauleistungen weitere Regelungen.

§ 12 VOB beschäftigt sich ausschließlich mit der Bauabnahme und führt dazu eine Frist von zwölf Werktagen ab dem Tag ein, an dem der Bauunternehmer als Auftragnehmer eine Abnahme verlangt hat. Die Frist gilt außerdem für eine automatische VOB Abnahme ab dem Tag einer schriftlichen Mitteilung über die Fertigstellung des Baus. Im früheren Bauvertrag dürfen allerdings abweichende Fristen vereinbart werden. Weitere Punkte:

• Die Forderung nach einer Teilabnahme für einzelne abgeschlossene Leistungen ist zulässig.
• Wesentliche Mängel erlauben es, die Abnahme bis zur Beseitigung zu verweigern.
• Um solche überhaupt zu erkennen, darf auf eigene Kosten ein Sachverständiger hinzugezogen werden.
• Es kommt zu einer förmlichen Bauabnahme, wenn eine Seite es verlangt.
• Deren Ergebnis soll in „gemeinsamer Verhandlung“ schriftlich niedergelegt werden: im Abnahmeprotokoll.

Das Abnahmeprotokoll soll nach VOB alle erkennbaren Mängel, Vorbehalte wegen Vertragsstrafen und ebenso die Einwendungen des Bauunternehmers festhalten. Der muss allerdings nicht einmal anwesend sein. Wurde er mit genügender Frist zum Termin der Bauabnahme eingeladen, erscheint dann jedoch nicht, kann das Abnahmeprotokoll auch ohne ihn verfasst werden. Er erhält es dann später zugestellt. Hier empfiehlt sich allerdings immer das Hinzuziehen eines Zeugens für Baubegutachtung und Abnahmeprotokoll.

Wichtig: Damit diese Regelungen der VOB Abnahme überhaupt greifen, muss schon der Bauvertrag auf Basis der VOB/B aufgesetzt sein. Ansonsten gilt der einfache Rahmen des Bürgerlichen Gesetzbuches.

Wesentliche Mängel und solche, die Bauherren tolerieren müssen

Für das Gesetz und rechtliche Folgen bis hin zur Minderung von Zahlungen oder Vertragsstrafen kommt es entscheidend auf Bedeutung oder Umfang eines Mangels an. Nur wesentliche Mängel erlauben die Verweigerung der Bauabnahme oder haben weitere Folgen.

Ein wesentlicher Mangel schränkt die Gebrauchsfähigkeit eines Objekts deutlich ein oder macht den Gebrauch sogar unmöglich. Zum Beispiel funktioniert hier die Heizung ganz oder teilweise nicht. Auch deutliche Abweichungen von der gewünschten oder vereinbarten Bauausführung ergeben einen wesentlichen Mangel. Hier beginnt dann der Bereich von Abwägungen und Einzelfallentscheidungen. Abweichende, aber nicht unpassende Fußleisten bedeuten keinen wesentlichen Mangel, wogegen falsche Wandfarben schon eher eine wesentliche Dimension erreichen.

Zuletzt gelten noch solche Bauleistungen als wesentliche Mängel, die nicht den anerkannten Regeln der Technik entsprechen.

Die anerkannten Regeln der Technik

Bei der Ausführung und Bewertung oder in einem Abnahmeprotokoll wird häufig auf diese Regeln Bezug genommen. Allerdings existiert keine Quelle, die alle diese Regeln exakt ausführt. Einzig das Deutsche Institut für Bautechnik (DIBt) hat dazu eine Reihe technischer Baubestimmungen aufgestellt, die im Sinne anerkannter bautechnischer Regeln gelten können.

Zudem setzen Standardisierungen in DIN oder EN solche Regeln. Außerdem können Sie im Baubereich aus gesetzlichen Vorgaben wie der Energieeinsparverordnung (EnEV) entstehen. Teilweise besitzen sie aber auch eine Grundlage in den Fachregeln oder Richtlinien bestimmter Berufe und deren Berufsorganisationen.

Allgemein gilt: Die Grundsätze oder Regeln müssen der Mehrheit der Baupraktiker bekannt und im Baubereich etabliert sein. Sie bilden in jedem Bauvertrag ohne ausdrückliche Erwähnung eine Art von Mindeststandard, dessen Nicht- oder nur Teilerfüllung einen wesentlichen Mangel darstellt. Damit kann die Bauabnahme bis zur Beseitigung des Mangels verweigert werden.

Im Rahmen der Vertragsfreiheit ist es möglich, neuere oder höherwertige Lösungen und Regeln zu vereinbaren, denn die allgemein anerkannten Regeln entsprechen bei weitem nicht immer dem neuesten bautechnischen Stand oder aktuellen baulichen Möglichkeiten. Eine Nichtbeachtung oder falsche Ausführung dieser erweiterten Regeln hinterlässt dann wieder einen wesentlichen Mangel.

Bauabnahme und Abnahmeprotokoll konkret: Was ist hier zu beachten?

Kommt ein Gutachter oder Baufachmann hinzu, bringt der meistens einen Computer mit Bausoftware zur Abnahme mit. Diese liefert detaillierte Vorlagen zur Baudokumentation und für Berichte oder ein Abnahmeprotokoll. Werden häufiger Bauten abgenommen, kann sich die Anschaffung solcher Spezialsoftware auch für andere Personen oder ein Unternehmen lohnen.

Ansonsten kann ein Abnahmeprotokoll aber schon in sehr einfacher Form mit diesen Punkten entstehen:

Diese Punkte ergeben bereits ein ausführliches, rechtssicheres Abnahmeprotokoll.

In Begleitung einer sachverständigen Person haben Bauherren optimale Chancen, wirklich jeden Baumangel zu entdecken. Ansonsten hilft aber genauso die Anwesenheit jeder beliebigen weiteren Person. Sie kümmert sich dann um die Protokollierung, damit die Bauherren sich ganz auf die Bauabnahme oder -begutachtung konzentrieren können. Festgestellte Mängel sollten nicht nur schriftlich in das Abnahmeprotokoll aufgenommen werden, sondern zugleich mit Fotos oder Videos dokumentiert werden.

Wer bestimmt darüber, was als Mangel gezählt wird?

Ausschließlich der Bauherr bestimmt, was am Ende – besonders als möglicher oder tatsächlicher Mangel – im Protokoll steht. Andere Meinungen des Bauleiters oder -unternehmers können ergänzend protokolliert werden. Es sollte sich allerdings kein Bauherr dadurch unter Druck setzen lassen und vielleicht sogar auf den Eintrag eines Mangels verzichten, weil sein Gegenüber diesen vermeintlich fachlich fundiert bestreitet.

Vor der abschließenden Unterschrift gilt es noch einmal, alle wichtigen Punkte im Protokoll zu prüfen:

Dieser letzte Punkt hat besondere Bedeutung, denn ein Abnahmeprotokoll kann rechtlich wirksam sein und Gewährleistungsfristen ändern.

Ob das Protokoll in Papierform oder digital ausgeführt wird, spielt keine Rolle. Wer auf Papier in mehrfacher Ausführung setzt, sollte bei Vorlagen für das Abnahmeprotokoll oder einer eigenen Anfertigung auf genügend Platz zum ausführlichen Formulieren der einzelnen Punkte achten.

Zum Schluss fehlt dann nur noch die Unterschrift – beziehungsweise die Unterschriften – unter dem Bauabnahmeprotokoll.

Was sind Teilabnahmen?

Ein Auftragnehmer hat das Recht, vom Bauherrn Teilabnahmen zu verlangen. Diese führen für die jeweiligen Leistungen zu identischen rechtlichen Folgen wie eine komplette Bauabnahme. Die Gewährleistungsfrist beginnt unmittelbar. Durch viele Teilabnahmen haben Bauherren später entsprechend viele unterschiedliche Gewährleistungsfristen zu prüfen, wenn sich im Nachhinein Mängel zeigen.

Einige frühe Leistungen wie die Installation von Leitungen oder Rohren lassen sich im fertigen Bauwerk nicht mehr prüfen und abnehmen. Dafür sieht die VOB/B eine sogenannte Zustandsfeststellung zu einem angemessenen Zeitpunkt vor. Diese Zustandsfeststellung hat den Charakter einer Abnahme, bleibt aber ohne deren rechtliche Folgen und liegt deswegen eher im Sinne des Bauherrn. Einen Anspruch darauf hat er aber nicht.

Abnahme verweigern und die Folgen

Die Verweigerung einer Abnahme wegen Mängeln hält zunächst die rechtlichen Folgen der Bauabnahme auf: kein Beginn der Gewährleistungsfrist und keine Beweislastumkehr. Mehr passiert jedoch dadurch nicht. Die Verweigerung markiert keine Aufforderung, die Mängel zu beseitigen.

Wie fordert man zur Beseitigung von Mängeln auf?

Treffen Bauherr und -unternehmer dazu keine unmittelbaren Absprachen im Abnahmeprotokoll, muss der Bauherr den Auftragnehmer in einer Mängelanzeige erst noch gesondert zur Beseitigung auffordern. Die Mängelanzeige kann auf Grundlage der VOB/B erfolgen oder in Form einer Mängelrüge nach dem BGB. Beide Fälle erfordern Schriftform mit einer Auflistung der Mängel sowie einer angemessenen Fristsetzung für deren Beseitigung.

So erhalten die Bauunternehmen eine wirksame Aufforderung zur Nachbesserung. Reagieren sie darauf nicht, dürfen Bauherren schließlich weitere Schritte ergreifen. Sie können noch einmal eine Nachfrist setzen oder direkt Gelder einbehalten und andere Unternehmen mit der Beseitigung des Mangels beauftragen. Die Kosten gehen dann zu Lasten des ursprünglich verantwortlichen Unternehmens. In Extremfällen ist sogar der Rücktritt vom Bau- oder Kaufvertrag möglich.